Goede zakelijke teksten schrijven doe je met deze 9 handige tips!

Lina Wijma
Goede zakelijke teksten schrijven

Kun jij ook wel wat hulp gebruiken bij het schrijven van je teksten? Goed schrijven kun je leren! Zeker met de 9 praktische tips uit dit artikel kun je de kwaliteit van je teksten flink verbeteren. Wanneer je weet waar je op moet letten, gaat het schrijven ineens een stuk gemakkelijker. Verder is schrijven vooral een kwestie van veel doen. Hoe vaker je schrijft hoe gemakkelijker het wordt en hoe minder vaak je tegen een leeg scherm aankijkt. En wie weet ga je het schrijven zo leuk vinden dat het verslavend gaat werken!

1. Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is heel belangrijk bij het schrijven van een goede tekst. Het is verleidelijk om lukraak te beginnen en dan maar te zien waar je uitkomt. Dit lijkt een snellere methode, maar is het achteraf gezien vaak niet. Zonder een vooropgesteld plan schrijf je minder efficiënt en ben je achteraf veel langer bezig om allerlei wijzigingen in je tekst aan te brengen. Maak dus een plan voordat je begint met schrijven.

Schrijf bijvoorbeeld op een stuk papier welke onderwerpen aan bod moeten komen en in welke volgorde. Zo vergeet je niets wanneer je aan het schrijven bent. Noteer ook de namen van websites die je eventueel wilt gebruiken voor het opzoeken van informatie. Bedenk ook wat je precies wilt bereiken met je verhaal. Wil je mensen alleen informeren of overtuigen van iets? Houd het doel dat je met de tekst wilt bereiken goed voor ogen tijdens het schrijven.

2. Zorg voor een goede opbouw

Het is belangrijk om je tekst op de juiste manier op te bouwen. Iedere tekst kent de volgende opbouw:

  • Titel: De titel bestaat uit een paar woorden en geeft aan waar de tekst over gaat. Het kiezen van een goede titel die ook meteen pakkend is, bepaalt voor een groot deel of je tekst wordt gelezen of niet. Alle reden om goed na te denken over de titel die je wilt gebruiken dus!
  • Inleiding: Hierin beschrijf je in het kort waar de tekst over gaat. Doe dit op een manier die de lezer nieuwsgierig maakt en hem of haar prikkelt om verder te lezen. Besteed echt veel aandacht aan je inleiding. Wanneer deze niet pakkend is, dan haakt de lezer in veel gevallen af.
  • Middenstuk: Hier werk je het onderwerp van de tekst verder uit. Maak hierbij gebruik van tussenkopjes. Dit leest een stuk prettiger dan één lange tekst. Wanneer de lezer niet de hele tekst wil lezen, maar slechts geïnteresseerd is in een bepaald deelonderwerp, kan hij of zij dit gemakkelijk vinden door het scannen van de tussenkopjes.
  • Afsluiting: In de afsluiting kun je de tekst nog even samenvatten en/of een conclusie vermelden. Is het de bedoeling van de tekst dat de lezer contact met jou opneemt voor meer informatie, het opvragen van een offerte, het bestellen van je product of het afnemen van je dienst, geef dan duidelijk aan op welke manier dit kan. Dit wordt ook wel een Call-to-action genoemd.

3. Schrijf op zelfverzekerde ´toon´

Teksten die aarzelend overkomen, overtuigen niet. Gebruik je veel woorden als misschien, het zou kunnen, eventueel, waarschijnlijk etc. dan komt dit niet heel zelfverzekerd over. Natuurlijk, soms ontkom je er niet er aan om deze woorden te gebruiken. Dan gaat het werkelijk om iets wat niet geheel zeker of duidelijk is. Voor de rest kun je dit soort woorden beter vermijden. Kies om je verhaal kracht bij te zetten woorden als: geen twijfel mogelijk, absoluut, natuurlijk , onvermijdelijk etc. Zo straal je meer autoriteit uit.

4. Vermijd het gebruik van hulpwerkwoorden waar mogelijk

Beperk het gebruik van hulpwerkwoorden. Hulpwerkwoorden zijn: zullen, kunnen, mogen, moeten, gaan en willen. Deze hulpwerkwoorden zijn vaak onnodig en halen ook de kracht uit je verhaal. Vergelijk maar eens de volgende zinnen, waarbij de hulpwerkwoorden vetgedrukt zijn.

→ Ik zou graag die mooie jurk willen kopen. (Twee hulpwerkwoorden).

→ Ik wil graag die mooie jurk kopen. (Een hulpwerkwoord).

→ Ik koop graag die mooie jurk. (Zonder hulpwerkwoord).

Je ziet dat de zin ´actiever´wordt door het aantal hulpwerkwoorden te verminderen of zelfs geheel te schrappen.

5. Schrijf in de actieve vorm

Dit zal ik even nader toelichten. Je hebt namelijk zinnen in de actieve vorm en zinnen in de passieve vorm. De laatste noem je ook wel lijdende zinnen. Schrijf je veel in de passieve vorm dan krijg je een tekst die wat saai en langdradig wordt.

Het volgende voorbeeld laat je het verschil zien tussen een passieve zin en een actieve zin.

→ Alle teksten op deze website worden door mij geschreven. Passieve zin.

→ Ik schrijf alle teksten op deze website.  Actieve zin.

De eerste zin is onnodig lang en minder duidelijk.

De tweede zin leest gemakkelijker en is duidelijker.

Tip: Als je over je eigen bedrijf schrijft, gebruik dan ook zoveel mogelijk de actieve vorm, dus:

→ Wij repareren alle soorten apparaten.

in plaats van:

→ Alle soorten apparaten kunnen door ons gerepareerd worden.

6. Wees duidelijk

Ga ervan uit dat bepaald vakjargon niet voor iedereen gesneden koek is. Gebruik duidelijke taal zodat ook een leek begrijpt waar de tekst over gaat. Kun je toch niet om een bepaalde vakterm heen? Leg dan meteen ook uit wat deze betekent. Zo maak je de tekst toegankelijk voor iedereen. Bovendien laat je zien dat je de moeite neemt om de lezers van je tekst goed te informeren, ook wanneer ze niet bekend zijn met jouw vakgebied. Zeker weten dat jouw lezers dit op prijs stellen. Duidelijk zijn bereik je ook door korte zinnen te gebruiken. Soms ontkom je niet aan lange zinnen. Wissel deze dan in ieder geval af met korte zinnen. Dat maakt je tekst beter leesbaar en voorkomt dat de lezer de draad van het verhaal kwijtraakt.

7. Vertrouw niet volledig op de spellingscontrole

De spellingscontrole van je tekstverwerkingsprogramma of e-mailprogramma is een handig hulpmiddel. Maar het is niet zo dat de spellingscontrole alle fouten uit een tekst filtert. Zo gaat het onder andere op de volgende punten nog weleens mis bij de spellingscontrole:

Woorden goed gespeld, maar de context van de zin klopt niet

Je woorden kunnen afzonderlijk allemaal goed gespeld zijn, maar er kan toch een fout inzitten doordat je per ongeluk het verkeerde woord hebt getypt waardoor de zin niet klopt.

Voorbeeld:

→ Ik ben heel moe, ik denk dat ik vanavond maar eens vroeg mijn bad induik.

Het woord bad is goed gespeld, maar is per ongeluk in plaats van bed ingetypt.

Fout dus, maar dat geeft de spellingscontrole niet aan.

Spellingscontrole kent lang niet alle woorden

Woorden die de spellingscontrole niet kent, worden als fout aangemerkt. Het gaat dan vooral om moderne woorden of heel specifieke woorden. Deze woorden moet je dus op een andere manier laten controleren.

Samengestelde woorden

Je hebt vast wel gemerkt dat woorden die aan elkaar geschreven worden, door de spellingscontrole als fout worden aangemerkt. Volgens de spellingscontrole moeten veel van  deze woorden los van elkaar worden geschreven, terwijl dit niet correct is. (Overigens moet aan elkaar echt als twee woorden worden geschreven en dat geeft de spellingscontrole goed aan).

Kortom, maak zeker gebruik van je spellingscontrole, maar wees je ervan bewust dat deze wel zijn beperkingen kent. Twijfel je aan de juiste spelling? Op websites als Onze taal kun je de spelling van woorden waar je aan twijfelt controleren. Of laat je tekst nog even doorlezen door iemand die goed bekend is met de grammaticaregels van onze taal.

8. Wees niet te afstandelijk in je tekst

Ook een zakelijke tekst kan en mag persoonlijk zijn. En met persoonlijk bedoel ik niet dat je over privé-aangelegenheden moet vertellen. Maar je kan wel je persoonlijke twist aan een verhaal geven door bijvoorbeeld te vertellen over je eigen ervaringen. Een leuke anekdote doet het ook altijd goed.  Op deze manier maak je veel meer verbinding met je lezers en zullen ze eerder geneigd zijn contact met je op te nemen of een product bij je af te nemen. Vaak moeten mensen toch een bepaalde drempel over om iemand die ze niet kennen te benaderen. Wanneer ze het gevoel hebben dat ze jou al een beetje kennen door je teksten dan zullen ze sneller contact met je opnemen.

Een tekst wordt ook afstandelijk door een wat stijf taalgebruik. Schrijf je verhaal zo op, zoals je iemand ook mondeling iets zou vertellen. Zo wordt het levendig en herkenbaar. Ook bij een geschreven tekst is het prima en vaak zelfs beter om spreektaal te gebruiken.

9. Laat je tekst even rusten

Het verhaal is klaar. Je bent blij en leunt helemaal voldaan achterover. Die klus is geklaard gelukkig! Logisch dat je de tekst het liefst meteen deelt, door deze te publiceren of te verspreiden. Beter is het om daar nog even mee te wachten. Laat de tekst nog even rusten. Kies een later moment om de tekst in alle rust door te lezen. Staan er geen foutjes meer in? Heb je echt alles behandeld wat je van tevoren van plan was? Vaak zie je toch nog wel wat foutjes. Of een zin die net wat duidelijker kan. Een vergeten punt of komma. Wees kritisch en maak waar nodig aanpassingen. Lees de tekst nog eenmaal door, het liefst hardop. Dan ontdek je veel sneller waar de tekst nog niet lekker loopt. Ben je 100% tevreden? Dan is het tijd om je tekst met de rest van de wereld te delen!

Heb je toch meer hulp nodig met het schrijven van je teksten?

Ben je nog niet helemaal tevreden over je tekst en wil je graag wat goede tips en/of een paar aanpassingen die de kwaliteit verhogen?

Of laat je liever de hele tekst door mij schrijven?

Dat is allemaal mogelijk!

Neem dan even contact met mij op.

 

 

 

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *